Direct naar inhoud

Regio Alkmaar aan de slag met de Afsprakenkaart

'Dit is dé kans om het nu goed te doen.'

Met het oog op de nieuwe jeugdhulpcontracten vanaf 2023 gebruikt de Netwerkorganisatie regio Alkmaar, de inkooporganisatie waar zeven gemeenten hun zorg hebben gebundeld, de Afsprakenkaart om de financieel-administratieve processen daarbij in te richten. Jordy Wals, informatiemanager bij de Netwerkorganisatie regio Alkmaar, vertelt waarom.

In de regio Alkmaar gaat de Netwerkorganisatie regio Alkmaar voor het nieuwe inkooptraject gebruikmaken van dit hulpmiddel. Vorig jaar waren er 184 zorgaanbieders gecontracteerd, nu zijn dat er inmiddels 210. Voor hen biedt de Afsprakenkaart dan ook een stukje naslagwerk. Voor de gemeenten, is het handig om alle afspraken op een rijtje te hebben.

Jordy Wals: 'Met de Afsprakenkaart hoef je als gemeente niet elke keer weer opnieuw het wiel uit te vinden. Als je dat kan terugdringen is dat heel erg fijn. Je hoeft dan niet voor elke vraag een oplossing te verzinnen, de Afsprakenkaart biedt dat al.'

Pilot in de regio

Als pilot is de Afsprakenkaart al doorgenomen voor de zeven gemeenten waarvoor de Netwerkorganisatie regio Alkmaar de zorg organiseert. “Daarom kunnen we het nu inzetten om het hele jeugddomein hier in de regio opnieuw vorm te geven en in te kopen. Zowel de ambulante als verblijfszorg. De Afsprakenkaart geeft daarbij mogelijkheden om uit te kiezen. Je kunt het ook als checklist gebruiken. We werken vanuit de Standaard Administratie Protocollen (SAP). Alle belangrijke dingen over de administratieve processen die niet in de SAP staan, vind je in de Afsprakenkaart. Je weet dat dit de opties zijn en je hoeft niet nog zelf opties te verzinnen."

'Zelf hebben we voor onze zeven gemeenten een document geschreven met uitgangspunten over wat de kaders zijn, voor wanneer we opnieuw gaan inkopen. Dan heb je een toekomstbestendige constante lijn. We hebben zelf al handreikingen GI’s en protocollen. De Afsprakenkaart is een mooie aanvulling daarop.'

Wat gaat er straks anders dankzij de Afsprakenkaart

Wals: “De afgelopen jaren waren er bijvoorbeeld geen afspraken over afwezigheidsdagen. Stel dat een jeugdige in een instelling drie dagen wegloopt of een paar dagen in het ziekenhuis moet verblijven. Dan moet zijn/haar bed niet worden vrijgegeven. Nu moet je er ter plekke of achteraf afspraken over maken, maar beter is het om dat bij de inkoop al te doen.

Dat kan dus met de Afsprakenkaart. Ook afspraken over start- en stopberichten - over wanneer de zorg begint en eindigt - kun je daarin opnemen. Zorgaanbieders kampen vaak met allerlei andere definities bij de verschillende gemeenten. Met de Afsprakenkaart kun je aankruisen wat je nodig hebt. Duidelijker wordt het niet.”

'Een ander voorbeeld is de maximale toewijzingsduur', gaat Wals verder. 'We kopen namens zeven gemeenten in, die dit niet allemaal hetzelfde doen. Het is dus makkelijker om aan de voorkant daar een gesprek over te hebben. Dit document is handig om vast te leggen wie wat doet. Dat geeft ook voor de gemeenten zelf een handig overzicht van wat er is afgesproken met elkaar.'

Nieuwe inkooptrajecten

Momenteel zit de regio nog in de voorbereidende fase voor de nieuwe inkooptrajecten. Na de zomer werken de verschillende ketenpartners verder aan de visies voor de inkoop ambulante jeugdhulp en jeugdhulp met verblijf. Vanaf 1 januari 2023 gaan de nieuwe contracten van start.

Wals: 'Daar maken we nu al afspraken over. Dit is dé kans om het nu goed te doen. Alle partijen zijn enthousiast. Iedereen ziet de urgentie in van het verminderen van de administratieve lasten. Door ze vast te leggen op één plek is daarbij een belangrijke stap. Als we toch verschillen hebben, laten we ze dan standaardiseren. Als we het in Nederland allemaal gaan gebruiken, zou dat heel mooi zijn. Het is tenslotte één van onze speerpunten om de administratieve lasten in de jeugdhulp weg te nemen. Dat kan door het meer te baseren op de keuzes die we samen vooraf opstellen.'

Ketenbureau i-Sociaal Domein

Hoe gaan we om met een tijdelijk onderbreking van de zorglevering? Wat zijn relevante productcodes of productcategorieën? Welke afspraken zijn er over tariefaanpassingen? Bij het opstellen van contracten met zorgaanbieders loop je als gemeente tegen allerlei keuzes aan.

De diversiteit aan contracten in de jeugdhulp en de Wmo is enorm en dat leidt tot veel verschillende spelregels rondom de financiële en administratieve afhandeling ervan. Gevolg: steeds complexere backofficeprocessen bij zowel gemeenten als zorgaanbieders en verkeerd ingevoerde informatie. Wat weer leidt tot uitval van het berichtenverkeer. Meer uitzoekwerk en herstelwerk bij de een levert hetzelfde extra werk op bij de ander.

Daarom heeft het Ketenbureau i-Sociaal Domein de Afsprakenkaart ontwikkeld. Dit hulpmiddel maakt het makkelijker voor gemeenten en regio’s om contracten op te stellen met vooraf gedefinieerde financieel-administratieve contractafspraken en mogelijke keuzes binnen die afspraken.